Servicios de
Consultoría y asesoría
En un mundo impulsado por la información, gestionar eficazmente tus documentos es esencial para el éxito de tu empresa. En DATADOC, estamos comprometidos a simplificar tu flujo de trabajo y aportar eficiencia a tu organización a través de nuestros servicios de gestión documental de vanguardia.
Nuestros servicios abarcan todo, desde la digitalización de documentos físicos hasta la indexación detallada, lo que significa que nunca más tendrás que perder tiempo buscando papeles o carpetas desorganizadas. Además, ofrecemos un almacenamiento seguro tanto para documentos físicos como digitales, cumpliendo con las normativas más estrictas de privacidad y seguridad de datos.
En DATADOC, no solo te proporcionamos soluciones técnicas avanzadas, sino que también te asesoramos en la creación de políticas y procedimientos de gestión documental efectivos.
Nuestro equipo de expertos está aquí para ayudarte a aprovechar al máximo tus recursos y garantizar que tu organización esté preparada para el futuro.
No importa el tamaño de tu empresa, nuestros servicios de gestión documental se adaptan a tus necesidades. Simplifica tus procesos empresariales, elimina el desorden de documentos y optimiza tus operaciones con DATADOC. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy y descubre cómo podemos transformar tu gestión documental!
No importa el tamaño de tu empresa, nuestros servicios de gestión documental se adaptan a tus necesidades. Simplifica tus procesos empresariales, elimina el desorden de documentos y optimiza tus operaciones con DATADOC. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy y descubre cómo podemos transformar tu gestión documental!
Diagnóstico y evaluación del estado actual de la gestión documental.
Diseño e implementación de Programas de Gestión Documental (PGD).
Asesoría en cumplimiento normativo (AGN, Ley 594, ISO 15489, ISO 30301).
Auditorías e Interventorías documentales y archivísticas.
Consultoría en transformación digital documental.
Cuadro de Clasificación Documental (CCD):
Es el esquema que refleja la jerarquía y estructura orgánica-funcional de la entidad.
Permite la identificación y clasificación de los documentos de archivo desde su producción hasta su disposición final.
Es el listado de series, subseries y tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (archivo de gestión y archivo central), así como su disposición final (conservación total, eliminación, microfilmación/digitalización o selección).
A diferencia de las TRD, las TVD se aplican a los fondos acumulados. Es el listado de series o asuntos documentales a los que se les asigna un tiempo de permanencia en el archivo central y su disposición final, tras un análisis de su valor histórico o secundario.
Es el documento estratégico que planifica, formula y hace seguimiento a los procesos de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo dentro de la entidad.
Es un instrumento de planeación para la labor archivística que articula las prioridades, metas, presupuestos y proyectos de la función archivística con el plan estratégico de la entidad.
Inventario Documental FUID – Formato Único de Inventario Documental:
Es la herramienta que describe de manera exacta los expedientes y
unidades documentales de los archivos, garantizando el control, la
recuperación de la información y la responsabilidad en la custodia de los mismos.
Instrumento que identifica las condiciones de acceso y seguridad de las series documentales, determinando qué información es pública, clasificada o reservada de acuerdo con la ley.
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos SGDEA:
Define las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas automatizados para garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.
Bancos de Terminología (BanTerm) :
Herramienta que estandariza la denominación de series, subseries y tipos documentales, facilitando la producción documental y evitando la duplicidad o confusión de nombres. Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD).
– Elaboración de Manuales de Gestión Documental
– Diseño de Reglamentos Internos de Archivo
– Desarrollo de políticas de gestión de información